Management-ul timpului

In general, management-ul timpului se refera la dezvoltarea unor procese si instrumente care cresc eficienta si productivitatea. In afaceri, management-ul timpului este adesea legat de metodologii. Dar atunci cand ne gandim la management-ul timpului de obicei de referim la timpul nostru personal.

Abilitatile necesare pentru un bun management al timpului includ:

• stabilirea scopurilor
• planificarea
• prioritizarea
• luarea deciziilor
• delegarea

“Banditii timpului”

Cu totii suntem ocupati si devenim din ce in ce mai ocupati. Intregul glob pamantesc pare ca se misca mai repede si se asteapta tot mai multe de la noi, la serviciu, acasa, peste tot unde mergem.

In acest context, care este inamicul numarul unu al unui bun management al timpului? De obicei chiar noi insine.  In cele mai multe cazuri vom da vina pe altceva sau altcineva. De cate ori nu ati spus lucruri de genul: seful meu imi cere prea mult, sotia si-a luat acest angajament inainte sa ma intrebe si pe mine, etc. Cu totii avem un milion de scuze: am uitat, nu reusesc sa tin minte, stii…eu nu am mai facut chestia asta pana acuma, nu sunt obisnuit cu asa ceva…

Desigur, uneori ne trezim in criza de timp din cauza situatiei care ne iasa de sub control. Dar de cele mai multe ori cei care ne “mancam” timpul suntem chiar noi.

Ce sa nu faci?

1. Nu-ti mai fa liste in cap. Sigur poti tine minte o serie de lucruri, dar le poti tine minte chiar pe toate? Probabil nu. Cei mai multi oameni isi pot aminti 6-7 lucruri importante. Noteaza-ti. Cu exceptia situatiei in care esti pensionar si tot ce ai de tinut minte este ora la care incepe serialul preferat si faptul ca trebuie sa mergi paine, NOTEAZA-TI si… tine minte unde ai notat. Tine agenda cu tine in permanenta si bifeaza lucrurile facute.
2. Inceteaza sa “mai faci doar un lucru” inainte de a pleca acasa sau de acasa. Daca incerci sa inghesui ceva intr-un timp inexistent, inseamna ca nu ai de fapt timp pentru acel lucru si va iesi prost. In plus, probabil ca nu vei apuca sa faci bine urmatorul lucru pe care il ai de facut: vei intarzia, sau nu vei apuca sa faci lucruri importante. Oamenii care intarzie tot timpul sau care spun ca vin la o anumita ora si nu o fac transmit un mesaj de genul “Timpul meu e mai important decat al tau” (adica eu sunt mai important decat tine)- ceea ce nu e chiar o baza convenabila pentru o buna relatie.
3. Uita de mitul multitasking: asta e o alta modalitate de a spune ca nu stii sa iti planifici timpul. Nimeni nu isi poate face bine munca daca incearca sa faca doua lucruri deodata. De obicei cei care cred pe bune ca pot face mai multe lucruri in acelasi timp isi comuta repede atentia de la un lucru la altul. Dar daca le-ar face pe rand ar descoperi ca au nevoie de mult mai putin timp decat in prima situatie.
4. Nu incerca sa compensezi un program aglomerat prin lucru mai rapid decat poti de fapt sa faci. Daca incepi sa te grabesti la tot ceea ce faci vei face o gramada de greseli si vei avea mai mult de lucru la final, cand iti va lua timp sa iti corectezi greselile.

Ce sa faci?

Deleaga ceea ce este posibil;

Invata sa pui NU;

Inceteaza sa mai incerci sa salvezi pe toata lumea;

Concentreaza-te pe ceea ce ai de facut si limiteaza intreruperile care te distrag;

Cronometreaza cat iti ia sa faci ceva pentru a avea o viziune asupra timpului pe care il ai la dispozitie;

Cand spui ca ajungi undeva la o anumita ora gandeste-te daca intr-adevar o poti face.

Aveam la un moment dat un asociat care imi spunea: vin sa te iau cu masina la ora 10. pleca de acasa la ora 8 si pana sa ajunga la mine incerca sa mearga la frizer, sa fie prezent la o intalnire de afaceri, sa duca copilul la gradinita, sa redacteze un contract si sa rezolve niste hartii la Registrul Comertului.

Ati procedat vreodata asa? Daca da, este un semnal de alarma.